为进一步加强我校外事管理工作，根据中共中央、国务院及河南省委、省政府有关文件精神，结合我校实际，制定本规定。

第一章 管理体制

第一条 我校外事工作在校党委的领导下进行，坚持“统一领导、归口管理、分级负责、协调配合”的原则。学校成立党委外事工作领导小组，负责总体谋划、统筹协调全校外事工作；外事工作领导小组下设办公室，具体落实外事工作领导小组做出的各项决议。

第二条 外事工作领导小组办公室(以下统称外事办)是学校外事工作的主管部门，对学校各项外事工作进行统筹、协调、指导和服务。

第三条 学校各部门、单位应明确一位领导分管外事工作，负责本部门、单位国际交流与合作事项及其它涉外事务。外事活动较多的单位要明确分管外事工作的科室和人员，制定具体的管理办法。各部门、单位与国外机构、团体、企业等商签协议、备忘录、合资合作项目、卫生技术人员出国劳务项目及重大国际交流合作活动等，需报外事办审批、备案。

第四条 中外合作办学项目由外事办牵头申报，有关院部配合；国际科技合作项目由学校相关职能部门牵头，外事办及相关二级院部配合。国际合作交流项目由牵头部门按照国家相关文件要求进行计划安排、协调服务和组织实施。

第五条来华留学生工作以及我校境外合作办学项目的招生、培养、毕业和日常管理工作由国际教育学院负责。

第六条涉外工作人员要严格遵守《涉外人员守则》，以保证各项工作的落实和学校外事工作的健康发展。

第二章 外事审批与管理

第七条因公出国审批与管理

（一）制订年度计划，限量管理出访人员

1.根据工作任务和需要制订学校年度因公临时出国计划。不得安排照顾性和考察性的无实质内容的一般性出访。

2.正校级领导每年出国不超过1次，其他校级人员1个任期内出国不超过2次或2年内出国不超过1次。分管外事的校级领导根据工作需要安排。此规定是指确因工作需要出国执行公务的最高限量，不得曲解为校级领导干部每人每年或2年可以享受1次因公出国待遇。

3.同一部门的领导班子成员，不得同团出访，不得同时或6个月内分别率团出访同一国家或地区。

4.已离（退）职或退休人员按上级相关规定执行。

5.压缩出国培训规模，不安排无实际需要的国外培训，不得参加外方资助的背景复杂、涉及意识形态敏感问题的出国培训。

6.鼓励和支持教学科研人员出国境参加培训、科研合作和学术交流。

（二）严格执行因公出国审批程序

1.校级领导干部因公临时出国，须经校党委会议研究通过后，由外事办负责按规定程序向省教育厅、省外办等部门报批。

2.处级（含处级）以下干部、教职工等所有使用学校事业经费出访的团组和个人，由派出单位签署意见，学校财务部门出具经费证明，组织、人事部门备案。符合规定者，由外事办向主管外事校领导汇报，同意后报学校党委会研究批准。

3.学生因教学工作需要出国学习者，由所在院部同意后，提交外事办审核，报校长办公会审批。

4.各级各类因公出国均需填写“关于因公临时出国经费来源的说明”（见附件2），外事办负责校级组团的资料准备工作。各部门、单位组团或个人因公出国者，应提前三个月提交完整的出国报批资料，外事办负责上报及审批事宜。

（三）规范安排因公临时出国团组

1.出访须有外方业务对口单位或相应级别人员邀请，不得应境外中资企业邀请出访,不得接受海外华侨华人和外国驻华机构邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函，邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称。

2.出访团组人员构成应遵循工作需要、人事相符的原则，总人数不得超过6人，代表团有中共党员3人及以上者要成立临时党支部。严禁拆分团组分别报批，严禁在代表团正式名单外安排无关人员随行，不得携带配偶和子女同行。

3.每次出访不得超过3个国家和地区（含经停国家和地区），在外停留时间不超过10天（含离、抵我国国境当日，下同）。出访2国不超过8天，出访1国不超过5天，赴拉美、非洲航班衔接不便的国家的团组，出访2国不超过9天，出访1国不超过6天。

4.出访团组人数、国家数、在外停留天数均为最高限量，不得曲解为必须用满。各出访团组应尽量压缩在外停留时间，不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。

5.国外机构邀请我校派人到国外讲学或进行科研协作、医疗合作的，由外事办会同相关职能部门提出初步意见，报主管外事校长同意后报校党委会审批。

6.出席国际会议、参加体育比赛及培训团组的人数和在外停留天数应按现行有关规定并根据任务需要和人员身份从严控制。

7.严格控制双跨团组。参加部（委）和省（厅）组织的双跨团组，仅限于同一系统或与该项目有直接关系的人员，无关人员不得参团。

（四）加强经费管理，控制经费支出

1.上级部门或学校组团出国所需费用，从学校年度预算安排的出国经费或部门经费中支出。

2.各部门、各单位根据工作需要组织团组赴国外进行培训或研修所需费用，有专项经费的由组团部门负责，无专项经费的由组团部门、单位及个人符合规定的项目经费中按照各三分之一的比例支出。

3.专业技术人员（含有专业技术职务的行政管理人员）出国参加国际学术会议或交流所需经费从相关专项以及科研经费中支出。

4.教育部、国家留学基金委、河南省教育厅等下达的国家或省级公派留学项目配套经费从师资培训专项经费中列支。

5.自收自支单位参加学校组团或上级领导机关组团出国的，所需经费自筹解决。

（五）实行因公临时出国信息公开与成果共享

1.组团单位和派出单位要事前通过公开栏如实公示出访团组全体人员的姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，邀请函、邀请单位情况介绍和经费来源等。

2.出访请示中须注明公示情况。

3.出访团组回国后，应在1个月内在单位内部公布上述公示内容实际执行情况和出访报告等，自觉接受群众监督，实现资源共享。

4.未按规定公示公开的，外事部门不予审核批准，财务部门不予核销出国费用。

第八条因私出国审批与管理

（一）在岗职工持因私普通护照出国的相关规定

因私出国的，由本人所在部门、单位研究同意，按干部管理权限报党委组织部或人事处审核并签署意见，外事办备案。属于处级干部者，报党委书记和校长审批。学校党委办公室、校长办公室、组织部、人事处根据有效批件办理相关在职证明和用章。

（二）离（退）休、离（退）职领导、职工持因私普通护照出国的相关规定

1.离（退）休、离（退）职校级领导干部因私出国，按照上级有关规定执行。

2.离（退）休的处级及以下干部、职工因私出国，须经离退休职工工作处批准，在外事办备案，自行办理出国手续。

（三）凡持因私普通护照出国者（公派留学人员等除外），其出访费用一律自理。

第九条所有人员出国均应按照干部管理权限和学校相关规定执行，及时履行请示、报告和请销假手续。中共党员出国（境）按照《河南中医药大学党员出国（境）管理办法》（校党字〔2018〕21号）执行。

第十条邀请、接待外宾的审批与管理

（一）学校邀请外宾来访，由外事办报主管校长审批；部门、单位以学校名义邀请外宾来访，事先需经外事办审核，报主管外事校长审批；以部门、单位名义邀请外宾来访，由外事办根据受邀人身份、来访目的、承担费用等情况进行审批；其它协作单位邀请的外宾顺邀来访的，由外事办审核后，报主管外事校长审批。

（二）根据工作需要，各部门、单位按程序邀请外宾来访，开展国际合作与交流，并制定接待计划及日程安排。接待外宾所安排的业务活动涉及多个部门或单位时，由牵头部门或单位拟订接待方案，主管领导审批后报外事办审核。

（三）省教育厅、省外办等上级主管部门下达的外宾接待任务，由外事办拟订接待方案，并协调相关部门和单位后，报主管外事校长审批，以学校名义下达接待计划。

（四）以学校名义邀请的外宾，必要时由学校领导出面会见、宴请；以部门或单位名义邀请的外宾，需要学校领导会见并参加宴请的，由接待部门或单位以书面形式报告外事办，根据情况报请校领导参加。

（五）学校各部门、单位组织的一般性国际学术会议，须提前一年进行申报。举办国际会议不得涉及非主流意识形态等敏感政治问题。

（六）外事接待实行归口管理，分级负责。外事办负责学校外事接待的管理和协调工作，各院（部、处）负责本单位的外事接待活动。外宾接待费应纳入部门预算，从严从紧控制，严格执行接待费开支标准，不得超预算或超标准接待。

（七）本着广交朋友、注重实效的原则，做好外宾接待工作。活动安排要科学合理，计划周密，准备充分，时间紧凑。接待人员要态度热情，细致周到，内外有别，有礼有利有节，保证安全，注重工作效率。发现问题及时请示报告，有重要情况应在第一时间向上级外事部门报告。接待任务完成后，要及时总结并向学校领导汇报。

（八）邀请、接待外宾审批与管理的具体办法和其它未尽事宜依据《河南省省直级机关外宾接待经费管理办法》执行。

第十一条国际交流合作项目审批与管理

（一）国际交流合作项目是指学校（含附属医院）与国际组织、国外政府部门、高校、科研单位、医疗卫生机构、社会团体、公司等共同开展的合作办学、技术交流、合作研究或中外合资合作开办医疗机构、合作开展其它活动等。

（二）学校拟对外签署合作协议，事先由外事办协同相关部门或单位起草后，报主管外事校长审核，报校长办公会通过。部门或单位拟对外签署合作协议，经部门分管校领导同意后，报外事办备案。

（三）外事办负责检查、督促、落实国际交流合作项目的实施情况。

（四）国际交流合作项目审批与管理的具体办法和其它未尽事宜，按照国家和上级主管部门的有关规定执行。

第十二条 出国（境）证件管理

（一）按照有关文件规定，对出国（境）证件进行集中管理。

（二）纳入集中管理的出国（境）证件有：因公护照、因公赴港澳通行证、因私护照、因私赴港澳通行证、大陆居民往来台湾通行证。

（三）纳入出国（境）证件集中管理的人员范围为：学校全体在职在岗人员。

（四）因公护照、因公赴港澳通行证（跨团组出访人员的证件存档条）、因公办理的大陆居民往来台湾通行证须在出访人员归国（境）之日起5个工作日内交外事办，由外事办按照上级规定办理。

（五）因私护照、因私赴港澳通行证、因私办理的大陆居民往来台湾通行证须在出访人员归国（境）后7日内交学校集中统一保管。处级干部相关证照统一在党委组织部管理；科级干部及高级职称人员的证照统一在人事处管理；科级以下或高级职称以下人员的证照统一由所在基层党委、党总支、直属党支部管理。

第三章 对外交往的注意事项

第十三条 在同外方达成合作协议前，对合作方背景要进行必要的了解。在同外方达成的协议中，不得接受外方附加的宗教或其他意识形态方面的条件，不得同意外国组织或个人在我国和学校开展业务活动的同时进行传教活动或开展非主流意识形态传播。

第十四条 在对外交往中，要严格保守国家秘密。对外提供的血清、菌株、标本、科技资料等应按规定办理有关手续，并注意保护知识产权。

第十五条 在豫举办教育医疗卫生国际会议或出国参加研讨等会议，应严格按照中共中央、国务院关于从严控制在华举办国际会议和加强对出国参加研讨会的有关规定执行。

第十六条 加强对外文化交流及涉外宣传工作。配合省外宣、外事部门，扩大中医药高等教育和医疗卫生领域的对外文化交流及宣传。加强监管，严格履行对外文化交流及宣传审批审核程序。未经批准，任何部门、单位和个人不得邀请境外人员开展讲座或接受境外及驻华外国记者采访，尤其针对敏感问题和突发事件，确保学校和社会稳定。

第四章 纪律与监督

第十七条 各部门、单位主要负责人是本部门、单位外事管理工作的第一责任人，要切实负起责任，严格执行外事管理规定，做好行前教育培训，把好出国审核审批关和回国后的报告关。各部门、单位要严格按照授权行事，不得越权，不得绕道报批外事事项，更不得擅自开展涉外活动。所有因公出访活动必须按程序审批，未经批准不得使用因私护照执行公务活动。

第十八条 学校纪检监察部门和外事办负责对学校外事活动的监督和检查，对违反对外工作方针政策、外事纪律、外事工作规定的人员认真监督、严肃查处，并视情节轻重上报有关部门严肃处理。

第十九条 学校涉外工作人员要努力学习外事工作的法律法规和政策规定，定期进行业务培训，提高外事工作能力；要认真学习并自觉遵守外事纪律，因违反规定、把关不严、弄虚作假造成严重后果的，按照规定给予党纪政纪处分。

第五章 附 则

第二十条 港澳台事务参照本规定执行。

第二十一条 本规定由外事办负责解释，自印发之日起执行。未尽事宜，按上级政策及规定执行。

附件：1.河南中医药大学出国（境）审批表

2.关于因公临时出国（境）经费来源的说明

3.河南中医药大学邀请境外人员审批表